Với hàng trăm hồ sơ xin việc cho một vị trí, bạn có thể bỏ qua hoàn toàn email ứng tuyển hay thư xin việc và chỉ quan tâm đến CV. Nhưng bất cứ khi nào có thể, hãy đọc thư xin việc được gửi đến vì chúng có thể cung cấp cho bạn thông tin có giá trị về ứng viên mà bạn không thể có được từ CV.
Ảnh minh họa: Nguồn Internet
Vậy làm thế nào để đọc thư xin việc một cách hiệu quả nhằm khám phá những gì bạn cần biết? Những dấu hiệu nào cho thấy một ứng viên xứng đáng được phỏng vấn? Hãy cân nhắc những câu hỏi sau khi đọc email ứng tuyển.
Tại sao ứng viên lại ứng tuyển?
Mục đích chính của email ứng tuyển là thể hiện ý định của ứng viên khi ứng tuyển. Ý định này khác với lý do vì sao họ phù hợp với một vai trò cụ thể.
Lí do ứng tuyển sẽ cho bạn biết ứng viên đã thực hiện nghiên cứu và biết được công việc của họ liên quan đến những gì cũng như liệu họ có nghĩ về sự nghiệp và biết họ đang tìm kiếm điều gì hay không. Nói cách khác, bạn sẽ biết được mục tiêu nghề nghiệp và cả tính cách cá nhân của ứng viên qua lý do họ ứng tuyển.
Động lực nộp đơn xin việc đặc biệt quan trọng nếu ứng viên chuyển từ lĩnh vực này sang lĩnh vực khác. Nếu ứng viên không chắc họ muốn gì, họ có thể nhanh chóng đổi ý, không thích vị trí mới, chán nản và bỏ việc. Kết quả là bạn phải thực hiện tuyển dụng lại từ đầu.
“Email xin việc có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về tính cách của ứng viên cũng như thể hiện kỹ năng giao tiếp, viết, tổ chức và khả năng làm theo hướng dẫn một cách chính xác.”
Ứng viên phù hợp với vai trò như thế nào?
Ứng viên nên bao gồm một lời khẳng định ngắn gọn về cách họ phù hợp với vai trò ứng tuyển trong thư xin việc. Bằng cách trình bày điều này, họ sẽ chứng minh rằng họ đã đọc toàn bộ nội dung đăng tuyển đồng thời hiểu rõ tất cả các yêu cầu công việc và phẩm chất cá nhân mong muốn.
Email ứng tuyển phải nêu bật ít nhất hai khả năng chính của ứng viên cho vai trò, dĩ nhiên các kỹ năng này cũng phải phù hợp với vị trí và được hỗ trợ bởi các ví dụ cụ thể.
Thư xin việc không phải là nơi để liệt kê lịch sử làm việc đầy đủ của ứng viên giống như CV. Thay vào đó, nó phải cung cấp những điểm nổi bật của CV và bao gồm thông tin không có trong CV, chẳng hạn như lý do ứng tuyển và kết quả khi áp dụng các kỹ năng quan trọng cần thiết cho vị trí ứng tuyển.
Một dấu hiệu cho thấy ứng viên đáng phỏng vấn là họ đưa ra ý tưởng cụ thể để cải thiện cách thức hoạt động kinh doanh. Điều này không chỉ cho thấy họ đã tìm hiểu kỹ về công ty mà còn thể hiện khả năng chủ động và nảy sinh những ý tưởng mới.
Họ có đưa ra các ví dụ cụ thể không?
Một email ứng tuyển tuyệt vời sẽ cung cấp ví dụ cụ thể làm nổi bật các kỹ năng hoặc kinh nghiệm được liệt kê trong CV. Cách tốt nhất để ứng viên làm được điều này là kể một câu chuyện ngắn gọn từ 2 đến 3 câu mô tả tình huống, cách hành động và kết quả đạt được.
Ứng viên có thể cung cấp mức độ chi tiết này có thể là người phù hợp nhất. Những lời khẳng định chung chung như “Tôi có rất nhiều kinh nghiệm trong việc tăng lượt truy cập cho trang web” cho thấy họ có rất ít trải nghiệm.
Tương tự, những ứng viên giỏi nhất sẽ không nói về điều họ đang tìm kiếm. Thay vào đó, họ tập trung vào các thế mạnh liên quan và lợi ích mà họ mang lại cho doanh nghiệp. Một cách đơn giản để đo lường điều này là đếm số lần họ đề cập đến bạn và doanh nghiệp thay vì bản thân họ.
Chất lượng của thư xin việc như thế nào?
Rõ ràng, những lá thư xin việc có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp sẽ bị đánh giá thấp, vì điều này cho thấy ứng viên đã không dành thời gian hoặc nỗ lực xứng đáng cho hồ sơ của họ.
Email ứng tuyển cần rõ ràng, có trọng tâm và dễ đọc. Chúng nên được chia thành các đoạn văn ngắn, thay vì một khối văn bản lớn và không quá ngắn hoặc quá dài. Một lá thư cực kỳ dài và chi tiết có thể là kết quả của niềm đam mê mà ứng viên dành cho công việc, nhưng cũng cho thấy họ gặp khó khăn trong việc giữ mọi thứ ngắn gọn.
Tông giọng được sử dụng ra sao?
Giọng văn trong thư xin việc thường có thể cho bạn biết nhiều điều về tính cách của người viết. Điều rõ ràng nhất cần tìm là liệu họ có hào hứng và nhiệt tình với vai trò và ngành nghề hay không. Niềm đam mê là tiêu chí số một thể hiện tinh thần làm việc mạnh mẽ và gắn bó với công việc lâu dài. Nếu có thì điều này sẽ tự nhiên xuất hiện trong thư xin việc của họ.
Niềm đam mê có thể được xác định theo hai cách. Đó là những lựa chọn có ý thức và thông minh về các ví dụ cụ thể và không ngừng phát triển trong công việc. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là các đánh giá dựa trên giọng điệu là chủ quan và quyết định cuối cùng về việc ứng viên đó có tiến bộ hay không luôn phải dựa trên nội dung CV của họ.
Email ứng tuyển là một công cụ đắc lực cho cả ứng viên và nhà tuyển dụng. Nó giúp ứng viên thể hiện bản thân theo cách mà CV không làm việc và giúp nhà tuyển dụng hiểu về ứng viên một cách sâu sắc hơn. Bằng cách đánh giá kết hợp thư xin việc cùng với CV, bạn có thể phát hiện ra cả điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên và đưa ra quyết định chính xác về việc ai là người xứng đáng được lọt vào vòng tiếp theo của quá trình tuyển dụng.
Huỳnh Trâm/ careerlink